Практикум по Microsof access

Общие свойства поля

Основные свойства задаются для каждого поля на вкладке Общие (General) и. зависят от выбранного типа данных. Для отображения свойств поля необходимо установить курсор на строке соответствующего поля. Приведем свойства полей, наиболее важные на первом этапе изучения баз данных.

-Размер поля (Field Size) позволяет для текстового и числового поля уточнить тип данных или размер, задает максимальный размер данных, сохраняемых в поле. Для поля с типом данных Текстовый (Text) задается размер от 1 до 255 знаков.

Изменения в данных, которые происходят вследствие изменения свойства Размер поля (Field Size), нельзя отменить после выполнения сохранения инструкторе таблиц.

-Формат поля (Format) является форматом отображения выбранного типа данных при выводе их на экран или печать в режиме таблицы, в форме или отчете. В Access определены встроенные стандартные форматы отображения для полей с такими типами данных, как Числовой (Number), Дата/время (Date/Time), Логический (Yes/No) и Денежный (Currency). Ряд этих форматов совпадает с настройкой региональных форматов, определяемых в окне Язык и региональные стандарты в Панели управления Windows. Пользователь может создать собственный формат для всех типов данных, кроме Поле объекта OLE (OLE Object), с помощью символов форматирования. Для указания конкретного формата отображения необходимо выбрать в раскрывающемся списке одно из значений свойства Формат поля (Format).

-Число десятичных знаков (DecimalPlaces) задает для числового и денежного типов данных количество знаков после запятой. Можно задать число от 0 до 15. По умолчанию (значение Авто (Auto)) это число определяется установкой в свойстве Формат поля (Format). Следует иметь в виду, что установка этого свойства не действует, если свойство Формат поля (Format) не установлено или выбрано значение Основной (General Number). Свойство Число десятичных знаков (DecimalPlaces) влияет только на количество десятичных знаков, отображаемых на экране, и не влияет на число сохраняемых десятичных знаков. Для изменения числа сохраняемых знаков нужно изменить свойство Размер поля (Field Size).

-Подпись (Caption) поля задает текст, который выводится в таблицах, формах, отчетах.

-Значение по умолчанию (DefaultValue) определяет текст или выражение, значение которого автоматически вводится в поле при создании новой записи. Например, если задана функция =Now (), то в поле введется текущая дата и время. При добавлении записи в таблицу можно оставить значение, введенное по умолчанию, или ввести другое. Свойство Значение по умолчанию (DefaultValue) используется только при создании новой записи. Максимальная длина значения свойства составляет 255 знаков. Свойство не определено для полей с типом данных Счетчик (AutoNumber) или Поле объекта OLE (OLE Object).

-Условие на значение (ValidationRule) позволяет осуществлять контроль ввода, задает ограничения на вводимые значения, при нарушении условий запрещает ввод и выводит текст, заданный свойством Сообщение об ошибке (ValidationText).

Схема данных.

Реляционная база данных, созданная в соответствии с проектом каноничской модели данных предметной области, состоит из нормализованных таблиц, связанных отношениями 1-М. В такой базе данных обеспечивается отсутствие дублирования описательных данных, их однократный ввод, поддержание целостности данных средствами системы. Связи между таблицами позволяют выполнить объединение данных различных таблиц, необходимое для решения большинства задач ввода, просмотра и корректировки данных, получения информации по запросам и вывода отчетов.

Связи между таблицами устанавливаются в соответствии с проектом логической структуры базы данных и запоминаются в схеме данных Access. Схема данных является не только средством графического отображения логической структуры базы данных, она активно используется системой в процессе обработки данных. Система при необходимости обработки данных взаимосвязанных таблиц автоматически использует связи, определенные в схеме данных. Таким образом, разработчику нет необходимости специально сообщать системе о наличии той или иной связи. Однажды указанные в схеме данных связи используются системой автоматически.

Создание схемы данных позволяет упростить конструирование многотабличных форм, запросов, отчетов, а также обеспечить поддержание целостности взаимосвязанных данных при вводе и корректировке данных в таблицах.

Создание связей между таблицами схемы данных

При создании связей в схеме данных используется проект логической структуры реляционной базы данных, в котором показаны все одномногозначные связи таблиц. Реализуются связи с помощью добавления в связанные таблицы общих полей, называемых ключом связи. При 1-М отношениях между таблицами ключом связи является ключ главной таблицы (простой или составной). В подчиненной таблице он может быть частью уникального ключа или вовсе не входить в состав ключа таблицы. 1-М связи являются основными в реляционных базах данных. 1-М связи используются, как правило, при необходимости распределять большое количество полей, определяемых одним и тем же ключом, по разным таблицам, имеющим разный регламент обслуживания.

Обеспечение целостности данных

Если связываемые в схеме данных таблицы находятся в отношении 1 : 1 и 1 : М, для связи можно задать параметр обеспечения связной Целостности данных. Обеспечение связной целостности данных означает, что Access при корректировке базы данных реализует для связанных таблиц контроль соблюдения следующих условий:

- в подчиненную таблицу не может быть добавлена запись с несуществую­щим в записях главной таблицы значением ключа связи;

- в главной таблице нельзя удалить запись, если не удалены связанные с пей записи в подчиненной таблице;

- изменение значений ключа связи в записи главной таблицы невозможно, если подчиненная таблица имеет связанные с ней записи, в которых соответственно не меняется ключ связи.

При попытке пользователя нарушить эти условия в операциях добавления и удаления записей или обновления ключевых данных в связанных таблицах Access не допускает выполнения операции и выводит соответствующее сообщение. Access не позволяет установить параметр целостности для связи таблиц, если ранее введенные в таблицы данные не отвечают требованиям целостности.

Установление между двумя таблицами связи и задание для нее параметров целостности данных возможно только при следующих условиях:

- связываемые поля имеют одинаковый тип данных, причем имена полей могут быть различными;

- обе таблицы сохраняются в одной базе данных Access;

- главная таблица связывается с подчиненной по первичному простому или

составному ключу или уникальному индексу главной таблицы.

Каскадное обновление и удаление связанных записей

Если для выбранной связи обеспечивается поддержание целостности, можно задать режим каскадного удаления связанных записей и каскадного обновления связанных полей. Такие параметры делают возможным в главной таблице, соответственно, удаление записей и изменение значения в ключевом поле, т. к. при этих параметрах система автоматически выполнит необходимые изменения в подчиненных таблицах, обеспечив сохранение свойств целостности базы данных.

В режиме каскадного удаления связанных записей при удалении записи из главной таблицы будут автоматически удаляться все связанные записи в подчиненных таблицах. При удалении записи из главной таблицы выполняется каскадное удаление подчиненных записей на всех уровнях, если этот режим задан на каждом уровне.

В режиме каскадного обновления связанных полей при изменении значения ключевого поля в записи главной таблицы Access автоматически изменит значения в соответствующем поле в подчиненных записях.

Модификация структуры базы данных

Понятие "модификация структуры базы данных" включает изменение структуры отдельных таблиц, добавление и удаление таблиц, а также изменение схемы данных.

Изменение структуры таблиц

Для изменения структуры таблиц основным является режим конструктор таблиц, хотя некоторые изменения можно произвести в режиме таблицы. Такие простые операции, как изменение имени, некоторых типов данных, добавление, удаление неключевых полей, добавление полей со списком, могуч быть произведены в обоих режимах. Однако в режиме таблицы и эти операции выполняются с различными ограничениями. Например, можно в режиме таблицы изменить имя поля, дважды щелкнув в его заголовке и введя новое значение. Это значение становится именем поля, но при этом теряется значение подписи поля.

Изменение полей, которые не являются ключами или полями связи

Состав и последовательность, а также тип данных, свойства или имена таких полей можно изменять независимо от наличия связей таблицы с другими таблицами базы данных. Для заполненной таблицы при изменении типа данных, размера и других свойств, производится преобразование данных. Однако, если преобразования недопустимы, попытка изменения типа данных может привести к потере данных, поэтому система запрашивает у пользователя подтверждение его действий.

Изменение или удаление ключевого поля

Для загруженной и несвязанной таблицы при попытке изменить свойства или удалить ключевое поле система предупреждает о возможной потере данных удалении ключа. Если, например, удаляется поле в составном ключе, с других полей этого ключа будет снят признак ключа. При попытке назначить ключом другое поле, имеющее повторяющиеся значения в загруженной таблице, операция не будет завершена и будет выдано сообщение о невозможности.

Если надо изменить ключ таблицы, которая имеет связи с другими таблицами в схеме данных, необходимо предварительно разорвать связи.

Изменение схемы данных

При модификации схемы данных может производиться изменение состава ее таблиц — удаление, добавление таблиц, изменение их связей, способа объединения записей связанных таблиц.

Необходимость в изменении связей возникает, в частности, при изменении ключей в таблицах. Изменение ключа по составу, по типу и размеру его полей не может производиться до тех пор, пока не удалены связи таблицы и схеме данных.

При изменении типа данных для неключевых полей, задействованных в связях таблицы, также предварительно необходимо удалить эти связи в схеме данных.

Для внесения изменений в схему данных перед ее открытием надо закрыть все таблицы. Команда Схема данных на вкладке Работа с базами данных в группе Показать или скрыть откроет схему данных. При этом открывается вкладка ленты Работа со связями | Конструктор.

Информатика лекции и контрольные