Практикум по Microsof access

СОЗДАНИЕ СЛОЖНЫХ ФОРМ И ОТЧЕТОВ

КРАТКАЯ СПРАВКА

Кнопочное меню представляет собой форму, на которой расположены элементы управления - кнопки с поясняющими надписями. Щелчок по кнопке открывает соответствующую таблицу, запрос, форму или отчет. Меню - это очень удобный инструмент работы с базами данных, и он практически всегда присутствует в базах, созданных для предприятий или фирм.     

Кнопочное меню можно создать вручную (в режиме конструктора) или воспользовавшись диспетчером кнопочных форм. Меню, созданные вручную, могут обладать большими возможностями и выглядеть более привлекательно, чем меню, созданные диспетчером. Однако для создания красивого меню вручную требуется достаточно много времени даже для опытного разработчика, а создать простое меню с помощью диспетчера можно за несколько минут, тем более что впоследствии в режиме конструктора можно дополнить и изменить это меню. Остановимся на варианте создания меню с помощью диспетчера кнопочных форм.

ЗАДАНИЕ 9

Создание сложных форм.

1. Разработайте сложную форму, в которой с названиями дисциплин была бы связана подчиненная форма Ученики и подчиненная форма Оценки учеников.

2. Вставьте в форму диаграмму, графически отражающую оценки учеников.

3. Отредактируйте вид осей диаграммы.

ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ

1. Для создания сложной формы;

на вкладке Формы щелкните по кнопке <Создать>;

выберите Мастер форм и, не выбирая таблицу или запрос, щелкните по кнопке <ОК>;

в таблице Предметы выберите поле "Название предмета";

в таблице Ученики выберите поля "Код ученика", "Фамилия", "Имя", "Отчество", "Класс";

в таблице Оценки выберите поле "Оценки" и щелкните по кнопке <Далее>;

в появившемся окне вариант построения формы нас удовлетворяет, поэтому щелкните по кнопке <Далее>;

оставьте табличный вариант подчиненной формы и щелкните по кнопке  <Далее>;

выберите нужный вам стиль оформления формы и щелкните по кнопке <Далее>;

введите название формы Предметы и оценки,

щелкните по кнопке <Готово> и просмотрите полученную форму.

2. Для того чтобы вставить в форму диаграмму оценок студентов по заданным дисциплинам, необходимо:

переключиться в режим конструктора;

выполнить команду Вид, Панель элементов;

на этой панели щелкнуть по кнопке <Аа>;            

создать прямоугольник для надписи - заголовка диаграммы. Для этого переведите курсор в левый верхний угол будущего прямоугольника, нажмите левую кнопку мыши и, не отпуская ее, доведите до правого нижнего угла, затем отпустите кнопку;           

ввести надпись Диаграмма оценок;

выполнить команду Вставка, Диаграмма;

на свободном месте формы растянуть прямоугольник для диаграммы (нажмите левую кнопку мыши в левом верхнем углу и, не отпуская ее, растяните прямоугольник до правого нижнего угла, затем отпустите кнопку);

выбрать таблицу Оценки и щелкнуть по кнопке <Далее>;

выбрать поля "Код ученика" и "Оценки";

щелкнуть по кнопке <Далее>;

выбрать вид диаграммы Гистограмма (по умолчанию он и стоит) и щелкнуть по кнопке <Далее>;                                            

дважды щелкнуть по надписи Сумма_оценки, выбрать Отсутствует и щелкнуть по кнопке <ОК>;

щелкнуть по кнопке <Далее>;

вновь щелкнуть по кнопке <Далее>, так как в строке Поля формы и в строке Поля диаграммы по умолчанию находится Код предмета (что нам и нужно);

стереть название диаграммы Оценки (так как мы уже задали надпись для диаграммы) и щелкнуть по кнопке <Далее>,

3. Отредактируйте вид осей диаграммы. Для этого:

дважды щелкните по диаграмме;

дважды щелкните по значениям вертикальной оси;

выберите вкладку Шкала;

уберите "галочку" у надписи Минимальное значение, а в ячейке справа от этого названия введите 1              

уберите "галочку" у надписи Максимальное значение, а в ячейке справа от этого названия введите 5

уберите "галочку" у надписи Цена основных делении, а в ячейке справа от этого названия введите 1 и щелкните по кнопке <ОК>;

расширьте область диаграммы, перетащив правую границу окна диаграммы несколько правее (подведя курсор к правой границе до появления двойной стрелки и нажав левую кнопку мыши);

закройте окно "Microsoft Graph", выбрав в меню Файл пункт Выход и возврат в Предметы и оценки: форма.

перейдите в режим формы и просмотрите форму для разных дисциплин (щелкая по кнопке перехода к следующей записи в нижней части формы). Вы увидите изменение названий дисциплин, а также оценок студентов по этим дисциплинам и изменение диаграмм, отображающих эти оценки;

закройте форму.

Форма Предметы и оценки с включенной в нее диаграммой

ЗАДАНИЕ 10

Создание сложных отчетов.

1. Создайте запрос, на основе которого будет формироваться отчет. В запросе должны присутствовать: из таблицы Ученики - поля "Фамилия", "Имя", "Отчество" и "Класс", из таблицы Предметы - поле "Название предмета", из таблицы Оценки - поле "Оценки".

2. Создайте отчет по итогам четверти. В отчете оценки учеников должны быть сгруппированы по классам и предметам. Для каждого ученика должна вычисляться средняя оценка в четверти, а для каждого класса - среднее значение оценок по всем предметам.                                

ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ

1. Для создания запроса:

на вкладке Запросы щелкните по кнопке <Создать>;

выберите Простой запрос и щелкните по кнопке <ОК>;

из таблицы Ученики выберите поля "Фамилия", "Имя", "Отчество" и  "Класс", из таблицы Предметы - поле "Название предмета", из таблицы Оценки - поле "Оценки" и щелкните по кнопке <Далее>;

щелкните еще раз по кнопке <Далее>;     

введите название запроса Четверть и щелкните по кнопке <Готово>;

закройте запрос.

2. Для создания итогового отчета выполните следующее:

на вкладке Отчеты щелкните по кнопке <Создать>;

выберите Мастер отчетов, из раскрывающегося списка - запрос Четверть и щелкните по кнопке <ОК>;

выберите все поля запроса и щелкните по кнопке <Далее>;

тип представления данных нас удовлетворяет, поэтому щелкните по кнопке <Далее>;

добавьте уровень группировки по классу, выбрав в левом окне Класс и перенеся его в правое окно, щелкнув по кнопке ;

щелкните по кнопке <Далее>;

щелкните по кнопке <Итоги>, так как надо вычислять средний балл;

поставьте "галочку" в ячейке поля "AVG" (эта функция вычисляет среднее) и щелкните по кнопке <ОК>;

щелкните по кнопке <ОК>, так как сортировка не требуется, потому что данными являются название дисциплины и оценки, порядок которых не столь важен;

выберите макет отчета. Рекомендуем ступенчатый, так как он занимает меньше места и в нем наглядно представлены данные (хотя это дело вкуса). Щелкните по кнопке <Далее>; выберите стиль отчета и щелкните по кнопке <Далее>;

введите название отчета Итоги четверти и щелкните по кнопке <Готово>. На экране появится отчет. Его можно просмотреть, изменяя масштаб (щелкнув по листу) и перелистывая страницы (в нижней части экрана). Его можно также распечатать, выполнив команду Файл, Печать. После завершения необходимых вам операций закройте окно просмотра отчета.                               

ЗАДАНИЕ 11

Разработайте кнопочную форму-меню для работы с базами данных, в которой должны быть созданные вами формы и отчет.

ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ

Для создания кнопочного меню выполните следующие действия:

выполните команду Сервис, Надстройки, Диспетчер кнопочных форм;

подтвердите создание кнопочной формы, щелкнув по кнопке <Да>;

Access предложит вам работать с главной кнопочной формой или создать дополнительно новую. Создайте свою форму, щелкнув по кнопке <Создать>;

введите имя Меню и щелкните по кнопке <ОК>;   

в окне выберите Меню и щелкните по кнопке <Изменить>;

создайте элементы данной кнопочной формы, щелкнув по кнопке <Создать>;

в строке Текст  введите поясняющую надпись к первой создаваемой кнопке Преподаватели,

в строке Команда выберите из списка Открытие формы в режиме редактирования;                                              

Примечание. Диспетчер напрямую может связать кнопку с открытием формы или отчета. Чтобы открыть таблицу или запрос, надо создать соответствующий макрос и указать это в диспетчере.

в строке Форма выберите из списка форму Преподаватели и щелкните по кнопке <ОК>; введите в меню все созданные формы и отчет, повторяя п. 6 - 9;

закройте окно кнопочной формы, щелкнув по кнопке <3акрыть>;

щелкните по кнопке <По умолчанию>;

закройте диспетчер кнопочных форм, щелкнув по кнопке <3акрыть>;

на вкладке Формы подведите курсор мыши к надписи Кнопочная форма, щелкните правой кнопкой мыши, выберите пункт Переименовать и введите новое имя Форма меню, затем нажмите клавишу <Enter>;

откройте эту форму и просмотрите возможности открытия форм и отчета из меню.

Примечание. Для возврата из любой открытой формы или отчета в меню достаточно закрыть их.

Тема урока: «Microsoft Access, создание формы общего просмотра».

Цель урока: С помощью Microsoft Access разработать форму общего просмотра для базы данных, состоящей из двух связных таблиц.

Задачи:

Обучающие: 

освоить технологию практического применения Access, повторить, закрепить и углубить знания учащихся.

Развивающие: 

уметь создать базу данных из двух связных таблиц, создать форму общего просмотра этих таблиц.

Воспитывающие: 

развитие самостоятельности, внимательности, аккуратности, умение работать индивидуально по заданной теме.

Для проведения урока потребуется:

компьютерный класс;

мультимедийный проектор;

СУБД Microsoft Access

Задача

Требуется разработать Информационно-Поисковую Систему (ИПС) "Изделия мебельной фабрики".

База данных должна содержать две таблицы "Изделия" и "Комплектующие"

Таблица "Изделия" содержит поля

Код изделия -числовое, ключевое

Наименование изделия - текстовое

Изображение изделия - OLE

Таблица "Комплектующие" содержит поля

Код изделия -числовое

Наименование материала - текстовое

Количество - числовое

Единица измерения — текстовое

Цена -денежное

Таблицы связаны по полю КОД связью один ко многим.

Занести данные — десять изделий и к каждому его комплектующие.

Создать форму общего просмотра, подчиненную. В ней создать кнопки:

Следующая запись

Предыдущая запись

Выход

Добавление

Удаление

Список всех изделий

Создать общее меню ИПС

Информатика лекции и контрольные