Практикум по Microsof access

Комплекс лабораторных работ в среде ACCESS

Microsoft Access является настольной СУБД реляционного типа, которая позволяет выполнять

определение данных (создание таблиц, индексов, связей между таблицами и т.п.),

обработку данных (добавление записей в таблицу, удаление записей, обновления значений полей записей, поиск записей, удовлетворяющих условию и т.п.),

управление данными (поддержка многопользовательского режима, обеспечение целостности данных, защита от несанкционированного доступа и т.п.).

Access имеет простой графический интерфейс и позволяет не только создавать базу данных, но и разрабатывать приложения.

Обозначения в тексте:

Название – заголовок окна или наименование вкладки;

Пункт меню – название пункта меню;

Кнопка – надпись на кнопке;

Ссылка – ссылка в окне;

Таблица – название объекта базы данных или самой базы данных.

База данных

База данных состоит из объектов, которые можно разделить на следующие группы: таблицы, запросы, формы, отчеты, страницы, макросы и модули, и содержится в одном файле, имеющем расширение "mdb".

Чтобы создать новую базу данных выберите в меню пункт Файл, а затем пункт Создать. В появившемся окне Создание файла выберите ссылку Новая база данных. В появившемся окне выберите папку, в которой собираетесь хранить базу данных, и введите название файла. После нажатия кнопки Создать откроется окно базы данных.

Окно базы данных предоставляет доступ ко всем объектам базы данных и позволяет выбрать режим работы с объектом (создание, изменение, просмотр, запуск и т.д.).

Это окно появляется, когда Вы создаете новую базу данных или открываете уже существующую базу данных. Для открытия базы данных необходимо выбрать в меню пункт Файл, а затем пункт Открыть базу данных. В окне Открытие файла базы данных откройте папку, в которой хранится файл, выделите файл и нажмите кнопку Открыть. Одновременно может быть открыта только одна база данных.

Создайте в Вашей рабочей папке базу данных с именем Univer.mdb.

В окне базы данных объекты распределены по вкладкам и изображаются значками. Для работы с объектом определенного типа необходимо перейти на соответствующую вкладку и выделить требуемый объект. Для создания объекта служит кнопка Создать в окне базы данных, которая открывает окно Конструктора. После закрытия окна предлагается сохранить новый объект и вводится его имя. Модификация объекта возможна в режиме Конструктора, для перехода в этот режим предназначена кнопка Конструктор в окне базы данных. После закрытия окна конструктора предлагается сохранить внесенные изменения или аннулировать их, оставив объект таким, какой он был до перехода в режим Конструктора. Измененный объект можно сохранить под другим именем, выбрав в меню пункт Файл, Сохранить как. Работа с объектом начинается после нажатия кнопки Открыть (для отчета соответствующая кнопка носит название Просмотр, а для макроса – Запуск) в окне базы данных.

Над каждым объектом можно выполнять операции удаления, копирования, вставки, изменения имени используя соответствующие пункты меню Правка (Удалить, Вырезать, Копировать, Вставить, Переименовать).

Создание таблицы

Таблица – основной объект базы данных.

Для того чтобы создать таблицу необходимо в окне базы данных переключиться на вкладку Таблицы и нажать кнопку Создать, появится окно Конструктора таблицы.

Верхняя часть окна содержит таблицу, состоящую из трех столбцов: Имя поля, Тип данных, Описание. Она предназначена для определения полей (атрибутов) реляционной таблицы. Для каждого поля необходимо заполнить одну строку таблицы, т.е. ввести название поля (не более 64 символов), выбрать из раскрывающегося списка тип данных, которые будут находиться в этом поле, (возможные типы данных приведены в таблице далее по тексту) и ввести описание поля (рекомендуется ввести описание, так как оно выводится в строке состояния приложения и может служить справкой для пользователей приложения).

В таблице перечислены типы данных, определенные в Access

Тип

Размер

Описание

Текстовый

до 255 символов

Символьные или числовые данные, не требующие вычислений. В свойстве Размер поля задается максимальное количество символов, которые могут быть введены в данное поле.

Поле МЕМО

до 65 535 символов

Предназначено для ввода текстовой информации, по объему превышающей 255 символов.

Числовой

1, 2, 4, 8 или 16 байт

Используется для хранения числовых данных, используемых в математических расчетах. Имеет много подтипов, которые задаются в свойстве Размер поля.

Дата/Время

8 байт

Используется для представления даты и времени. Позволяет вводить даты с 100 по 9999 год.

Денежный

Предназначен для хранения данных, точность представления которых колеблется от 1 до 4 знаков после запятой. Целая часть может содержать до 15 десятичных знаков.

Счетчик

4 байта

Автоинкрементное поле, уникальный номер, создаваемый для каждой новой записи автоматически. Значения поля обновлять нельзя.

Логический

Предназначен для хранения двух значений, интерпретируемых как "Да / Нет". Для представления значения "Да" используется 1, "Нет" – 0.

Поле объекта OLE

Ограничивается дисковым пространством.

Содержит ссылку на OLE–объект

В нижней части окна Конструктора таблицы находятся две вкладки, содержащие свойства каждого поля таблицы: вкладка Общие содержит общие свойства поля, вкладка Подстановка" содержит параметры подстановки. Для того чтобы просмотреть или изменить свойства конкретного поля таблицы, необходимо выделить нужное поле в таблице, расположенной в верхней части окна Конструктора таблицы. Состав свойств определяется типом поля.

В таблице перечислены свойства полей таблицы Access

Свойство

Описание

Подпись

Название столбца таблицы при просмотре ее содержимого.

Обязательное поле

Определяет, является ли ввод данных в это поле обязательным.

Формат поля

Задает формат ввода данных.

Маска ввода

Задает маску ввода, позволяющую автоматизировать проверку вводимых символов.

Размер поля

Для числовых полей определяет размер и тип чисел (длинное целое, целое, байт, с плавающей точкой, десятичное и др.)

Число десятичных знаков

Определяет число десятичных знаков после запятой.

Индексированное поле

Определяет, является ли поле индексированным.

Значение по умолчанию

Указывает значение, автоматически вставляемое в поле для каждой новой записи, если оно не введено пользователем.

Условие на значение

Определяет ограничения на вводимые в это поле данные.

Сообщение об ошибке

Содержит текст сообщения, который будет выдаваться пользователю, если при вводе данных не соблюдается условие, указанное в свойстве "Условие на значение".

Пустые строки

Для текстового типа определяет, допустимо ли вводить в данное поле пустые строки.

Сжатие Юникод

Для текстового типа определяет, используется ли кодировка UNICODE для данного поля.

Новые значения

Для типа счетчик указывает способ формирования следующего значения счетчика.

Таблица обязательно должна содержать ключ, состоящий из одного поля или комбинации полей. Значение ключа, т.е. комбинация значений полей в него входящих, однозначно определяет каждую запись в таблице. Для создания ключа необходимо выделить строки, содержащие описание полей, которые будут в ключе, и выбрать в меню пункт Правка, Ключевое поле. Слева от названий этих полей появится пиктограмма с изображением ключа.

На рисунке представлено окно Конструктора для таблицы Student

После закрытия окна Конструктора таблицы появляется запрос о сохранении структуры таблицы. Нажав кнопку Да, Вы сможете дать имя новой таблице. После нажатия кнопки Нет созданная структура удаляется.

Создайте таблицы следующей структуры:

Таблица Student

Имя поля

Тип поля

Значения свойств

Описание

NStudent

Ключевое поле

Числовой

Размер поля = Длинное целое

Подпись = Номер

Номер зачетной книжки студента.

CName

Текстовый

Размер поля = 25

Подпись = ФИО

Обязательное поле = Да

Фамилия И.О. студента

NDepartment

Числовой

Размер поля = Длинное целое

Подпись = Факультет

Код факультета, на котором учится студент

NIQ

Числовой

Размер поля = Длинное целое

Подпись = Интеллект

Показатель интеллекта студента, вычисленный по специальной методике.

NTeacher

Числовой

Размер поля = Длинное целое

Подпись = Руководитель

Код преподавателя, руководящего научной работой студента.

OPhoto

Поле объекта OLE

Подпись = Фотография

Графический файл с фотографией студента

Таблица Department

Имя поля

Тип поля

Значения свойств

Описание

NDepartment

Ключевое поле

Числовой

Размер поля = Длинное целое

Подпись = Код

Уникальный код факультета.

CName

Текстовый

Размер поля = 25

Подпись = Название

Наименование факультета

Таблица Post

Имя поля

Тип поля

Значения свойств

Описание

NPost

Ключевое поле

Числовой

Размер поля = Длинное целое

Подпись = Код

Уникальный код должности.

CName

Текстовый

Размер поля = 25

Подпись = Наименование

Наименование должности

Таблица Teacher

Имя поля

Тип поля

Значения свойств

Описание

NTeacher

Ключевое поле

Числовой

Размер поля = Длинное целое

Подпись = Код

Уникальный код преподавателя.

CName

Текстовый

Размер поля = 25

Подпись = ФИО

ФИО преподавателя.

NDepartment

Числовой

Размер поля = Длинное целое

Подпись = Факультет

Код факультета, на котором работает преподаватель.

NPost

Числовой

Размер поля = Длинное целое

Подпись = Должность

Код должности, занимаемой преподавателем.

Таблица Subject

Имя поля

Тип поля

Значения свойств

Описание

NSubject

Ключевое поле

Числовой

Размер поля = Длинное целое

Подпись = Код

Уникальный код предмета.

CName

Текстовый

Размер поля = 25

Подпись = Наименование

Наименование предмета.

NHour

Числовой

Размер поля = Целое

Подпись = Объем

Объем занятий по предмету (часов).

NTeacher

Числовой

Размер поля = Длинное целое

Подпись = Преподаватель

Код преподавателя, ведущего занятия.

Информатика лекции и контрольные