Практикум по Microsof access

 

Лабораторная работа № 11

Тема: Создание и редактирование основных объектов баз данных с использованием системы управления базами данных (СУБД) ACCESS.

Цель проведения. В результате выполнения лабораторной работы студент должен иметь представление о понятии и технологии баз банных, на начальном уровне освоить приемы работы с базами данных на примере СУБД ACCESS.

Продолжительность – 4 часа.

Список литературы

Обязательная литература

1.      Калашникова О.Н., Куренкова Т.В. Информатика. Раздел: Система управления базами данных Access. Учебное пособие. – М.: МИСиС, 2001. – 79с.: ил.

Дополнительная литература

1.      Windows 98/ME/2000/XP / Книга + Видеокурс.: Учебное пособие. – М.: Лучшие книги. 2003. – 400с.

2.      Вейскас Джон. Эффективная работа: Microsoft Office Access 2003. – СПб.: Питер, 2005. – 1168с.: ил.

3.      Виллетт Эдвар, Кроулер Дэвид, Кроулер Ронда. Microsoft Office 2000 / Библия пользователя. Пер. с англ. – М.: Издательский дом «Вильямс». 2001. – 1026 с.

4.      Левин А. Самоучитель работы на компьютере. Начинаем с Windows. 3-е изд. – СПб.: Питер, 2005. - 718с., ил.

5.      Иванов В. Microsoft Office System 2003 Учебный курс. – СПб.: Питер; Киев: Издательская группа ВНV, 2004. – 640с.: ил., стр. 315-374.

6.      Информатика для юристов и экономистов / Под ред. Симоновича С.В. – СПб.: Питер, 2006. – 688с.: ил.

7.      Симонович С.В. и др. Информатика. Базовый курс. – СПб.: Питер, 2000. – 640с.

8.      Информатика: Методическое пособие для вузов / Под ред. Росса Г.В. М.: РГГУ, 2006. – 432с.

Содержание теоретического минимума.

1.      Базы данных и СУБД.

2.      Структура простейшей базы данных.

3.      Свойства полей базы данных.

4.      Типы данных.

5.      Режимы работы с базами данных.

6.      Объекты базы данных.

7.      Разработка схемы данных.

8.      Общие замечания по работе с СУБД Microsoft Access.

9.      Пошаговое создание базы данных МГТС.

Краткие теоретические сведения.

1. Базы данных и СУБД.

База данных – это хранилище структурированных данных, при этом данные должны быть непротиворечивы, минимально избыточны и целостны.

Обычно база данных создается для хранения и доступа к данным, содержащим сведения о некоторой предметной области, т.е. о некоторой области человеческой деятельности или области реального мира.

Например, в базе данных для студенческого отдела кадров какого-либо института хранится одинаково структурированная информация обо всех учащихся:

- индивидуальный номер (например, студенческого билета),

- фамилия, имя, отчество,

- дата и место рождения,

- какую школу и когда окончил,

- когда и с каким проходным баллом поступил в институт,

- на каком факультете учится и так далее.

Другие примеры баз данных: база данных постоянных покупателей магазина; база данных пациентов поликлиники; база данных продукции, хранящейся на складе; различные базы данных городских и сотовых телефонных номеров и т.д.

С понятием базы данных тесно связано понятие системы управления базой данных или СУБД. Это комплекс программных средств, предназначенных для создания структуры новой базы, наполнения ее содержимым, редактирования содержимого и визуализации информации. Под визуализацией информации базы данных понимается отбор отображаемых данных в соответствии с заданным критерием, их упорядочение, оформление и последующая выдача на устройство вывода или передача по каналам связи. Примеры СУБД: MS Access, Oracle, MS SQL, Interbase, Sybase, MySQL и т.д.

На сегодняшний день существует множество СУБД. Несмотря на то, что они могут по-разному работать с разными объектами и предоставляют пользователю различные функции и средства, большинство СУБД опираются на единый устоявшийся комплекс основных понятий. Это дает возможность рассмотреть одну систему и обобщить ее понятия, приемы и методы на весь класс СУБД. В качестве такого учебного объекта выбрана СУБД Microsoft Access, входящая в пакет Microsoft Office, наряду с рассмотренными ранее программами Microsoft Word, Microsoft PowerPoint, Microsoft Excel.

2. Структура простейшей базы данных.

! Если в базе нет никаких данных (пустая база), то это все равно полноценная база данных. Даже если данных нет, информация есть все равно. Информация – это структура базы. Она определяет методы занесения данных и хранения их в базе.

Простейший «некомпьютерный» вариант базы данных – деловой ежедневник, в котором каждому календарному дню выделено по странице. Даже если в нем не записано ни строки, он не перестает быть ежедневником, поскольку имеет структуру, четко отличающую его от записных книжек, рабочих тетрадей и школьных журналов.

Базы данных могут содержать различные объекты, но, забегая вперед, можно сказать, что основным объектом базы данных являются таблицы. Простейшая база данных имеет хотя бы одну таблицу.

Таблица состоит из строк и столбцов. В базах данных столбцы называют полями, а строки – записями. Если записей в таблице пока нет, то ее структура образована только набором полей. Если разработчик базы данных меняет состав полей таблицы или их свойства, то фактически он меняет структуру базы данных.

На примере базы данных студенческого отдела кадров можно видеть, что пустая база данных состоит из таблицы вида:

Номер

Фамилия

Имя

Отчество

Дата
рожд.

Место
рожд.

Школа

Год
оконч.

В этой таблице нет ни одной записи, а полями являются заголовки столбцов – Номер, Фамилия, Имя и т.д. Если добавить несколько записей, то таблица будет выглядеть следующим образом:

Номер

Фамилия

Имя

Отчество

Дата
рожд.

Место
рожд.

Школа

Год
оконч.

11107

Новиков

Иван

Андреевич

1990

Москва

277

2007

11207

Галкин

Олег

Сергеевич

1989

Тула

16

2007

11307

Орлова

Яна

Денисовна

1990

Москва

1523

2007

3. Свойства полей базы данных.

Поля базы данных не просто определяют структуру базы – они еще определяют групповые свойства данных, записываемых в ячейки, принадлежащие каждому из полей. Ниже перечислены основные свойства полей таблиц баз данных на примере СУБД Microsoft Access.

o   Имя поля – определяет, как следует обращаться к данным этого поля при автоматических операциях с базой (по умолчанию имена полей используются в качестве заголовков столбцов таблиц).

o   Тип поля – определяет тип данных, которые могут содержаться в данном поле.

o   Размер поля – определяет предельную длину (в символах) данных, которые могут размещаться в данном поле.

o   Формат поля – определяет способ форматирования данных в ячейках.

o   Маска ввода – определяет форму, в которой вводятся данные в поле.

o   Подпись – определяет заголовок столбца таблицы для данного поля (если подпись не указана, то в качестве заголовка столбца используется свойство Имя поля).

o   Значение по умолчанию – то значение, которое вводится в ячейки поля автоматически (средство автоматизации ввода данных).

o   Условие на значение – ограничение, используемое для проверки правильности ввода данных (средство автоматизации ввода, которое используется, как правило, для данных, имеющих числовой тип, денежный тип или тип даты).

o   Сообщение об ошибке – текстовое сообщение, которое выдается автоматически при попытке ввода в поле ошибочных данных (проверка ошибочности выполняется автоматически, если задано свойство Условие на значение).

o   Обязательное поле – свойство, определяющее обязательность заполнения данного поля при наполнении базы.

o   Пустые строки – свойство, разрешающее ввод пустых строковых данных (от свойства Обязательное поле отличается тем, что относится не ко всем типам данных, а лишь к некоторым, например, к текстовым).

o   Индексированное поле – если поле обладает этим свойством, все операции, связанные с поиском или сортировкой записей по значению, хранящемуся в данном поле, существенно ускоряются. Кроме того, для индексированных полей можно сделать так, что значения в записях будут проверяться по этому полю на наличие повторов, что позволяет автоматически исключить дублирование данных.

В разных полях могут содержаться данные разного типа, например, в поле Фамилия – текст, в поле Дата рождения – дата. Следует помнить, что свойства полей могут различаться в зависимости от типа данных. Например, список вышеуказанных свойств полей относится в основном к полям текстового типа. Поля других типов могут иметь или не иметь эти свойства, могут добавлять к ним свои. Например, для данных, представляющих действительные числа, важным свойством является количество знаков после десятичной запятой. С другой стороны, для полей, используемых для хранения рисунков, звукозаписей, видеоклипов и других объектов OLE, большинство вышеуказанных свойств не имеют смысла. OLEObject Linking and Embedding – концепция внедрения и связывания объектов в Windows, на которой основана возможность использования в одном документе объектов различной природы.

4. Типы данных.

При работе с электронными таблицами Microsoft Excel используются три типа данных: текст, числа и формулы. Таблицы баз данных, как правило, допускают работу с большим количеством разных типов данных. Базы данных Microsoft Access работают со следующими типами данных:

o   Текстовый – тип данных, используемый для хранения обычного неформатированного текста ограниченного размера (до 255 символов).

o   Поле Мемо – специальный тип данных для хранения больших объемов текста (до 65 535 символов). Физически текст не хранится в поле. Он хранится в другом месте базы данных, а в поле хранится указатель на него, но для пользователя такое разделение заметно не всегда.

o   Числовой – тип данных для хранения действительных чисел.

o   Дата/время – тип данных для хранения календарных дат и текущего времени.

o   Денежный – тип данных для хранения денежных сумм. Теоретически, для их записи можно было бы пользоваться и полями числового типа, но для денежных сумм есть некоторые особенности (например, связанные с правилами округления), которые делают более удобным использование специального типа данных, а не настройку числового типа.

o   Счетчик – специальный тип данных для уникальных (не повторяющихся в поле) натуральных чисел с автоматическим наращиванием. Естественное использование – для порядковой нумерации записей.

o   Логический – тип для хранения логических данных (могут принимать только два значения, например, «Да» или «Нет»).

o   Поле объекта OLE – специальный тип данных, предназначенный для хранения объектов, например, мультимедийных, вставляемых внедрением или связыванием (OLE). Реально такие объекты в таблице не хранятся. Как и в случае полей Memo, они хранятся в другом месте внутренней структуры файла базы данных, а в таблице хранятся только указатели на них (иначе работа с таблицами была бы чрезвычайно медленной).

o   Гиперссылка – специальное поле для хранения адресов URL Web-объектов Интернета. При щелчке на ссылке автоматически происходит запуск браузера и воспроизведение объекта в его окне.

o   Мастер подстановок – это не специальный тип данных. Это объект, настройкой которого можно автоматизировать ввод данных в поле так, чтобы не вводить их вручную, а выбирать из раскрывающегося списка

Информатика лекции и контрольные