Практикум по Microsof access

Лабораторная работа № 11

Режимы работы с базами данных.

Обычно с базами данных работают две категории исполнителей. Первая категория – проектировщики. Их задача состоит в разработке структуры таблиц базы данных и согласовании ее с заказчиком. Кроме таблиц проектировщики разрабатывают и другие объекты базы данных, предназначенные для автоматизации работы с базой и для обеспечения информационной безопасности. Проектировщики не наполняют базу конкретными данными.

Вторая категория исполнителей, работающих с базами данных, – пользователи. Они получают исходную базу данных от проектировщиков и занимаются ее наполнением и обслуживанием. В общем случае пользователи не имеют средств доступа к управлению структурой базы – только к данным, причем не ко всем, а к тем, работа с которыми предусмотрена на конкретном рабочем месте.

Соответственно, СУБД имеет два режима работы: проектировочный и пользовательский. Первый режим предназначен для создания или изменения структуры, для создания объектов базы данных. Во втором режиме происходит использование ранее подготовленных объектов для наполнения базы или получения данных из нее.

6. Объекты базы данных.

Кроме таблиц база данных может содержать и другие типы объектов. Привести полную классификацию возможных объектов баз данных затруднительно, поскольку каждая СУБД может реализовывать свои типы объектов. Однако основные типы объектов можно рассмотреть на примере СУБД Microsoft Access.

Таблицы. Это основные объекты любой базы данных. В таблицах хранятся все данные, имеющиеся в базе. Кроме того, таблицы хранят и структуру базы – поля, их типы и свойства.

Запросы. Эти объекты служат для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде. С помощью запросов выполняют такие операции, как отбор данных, их сортировку и фильтрацию. С помощью запросов можно выполнять преобразование данных по заданному алгоритму, создавать новые таблицы, выполнять автоматическое наполнение таблиц данными, выполнять простейшие вычисления в таблицах и многое другое.

Теоретически, все те же операции можно делать и с таблицами. Но из соображений удобства (быстродействия, например) и безопасности этого избегают. Из соображений безопасности, чем меньше доступа к базовым таблицам имеют конечные пользователи, тем лучше. Например, снижается риск повреждения данных неумелыми действиями.

Особенность запросов состоит в том, что они черпают данные из базовых таблиц и создают на их основе временную результирующую таблицу. Когда происходит работа с основными таблицами базы, она физически происходит с жестким диском, т.е. с очень медленным устройством. Когда же на основании запроса получается результирующая таблица, то работа происходит с электронной таблицей, не имеющей аналога на жестком диске, т.е. операции выполняются быстрее и эффективнее.

Формы. Если запросы – это специальные средства для отбора и анализа данных, то формы – это средства для ввода данных, хотя с их помощью данные можно и просматривать. Формы нужны для того, чтобы предоставить пользователю средства для заполнения только тех полей, которые ему заполнять положено. Преимущества форм очевидны, например, когда происходит ввод данных с заполненных бланков. В этом случае форма делается графическими средствами такой, чтобы она повторяла оформление бланка, – это заметно упрощает работу.

С помощью форм данные можно не только вводить, но и отображать. Запросы тоже отображают данные, но делают это в виде результирующей таблицы стандартного вида. А при выводе данных с помощью форм можно применять специальные графические средства оформления.

Отчеты. По своим свойствам и структуре отчеты во многом похожи на формы, но предназначены только для вывода данных, причем для вывода не на экран, а на печатающее устройство (например, принтер). В связи с этим отчеты отличаются тем, что в них приняты специальные меры для группирования выводимых данных и для вывода специальных элементов оформления, характерных для печатных документов (верхний и нижний колонтитулы, номера страниц, служебная информация о времени создания отчета и т.п.).

7. Разработка схемы данных.

Построение базы данных, в том числе любой базы данных в СУБД Microsoft Access, следует начинать с разработки проекта. Строго говоря, для разработки проекта базы данных не нужны ни компьютер, ни навыки работы в конкретной СУБД.

Например, требуется разработать проект базы данных для учета продаж на автозаправочной станции. Рекомендуется следующая последовательность действий:

1)      Составить общий список полей (генеральный список) – на практике он может насчитывать сотни позиций. В случае с АЗС список может выглядеть так: Номер операции, Дата, Время, Марка бензина, Количество литров, Стоимость 1-го литра.

! Если какое-то поле можно вычислить из других полей, то его не рекомендуется включать в генеральный список полей. Как правило, такие поля вычисляются в процессе работы при помощи запросов. Например, в генеральный список полей базы данных для АЗС не включено поле Сумма, значение которого – это произведение значений полей Количество литров и Стоимость 1-го литра.

2)      В соответствии с тем, какие данные размещаются в каждом поле, определить наиболее подходящий тип для каждого поля. Например, поле Марка бензина должно быть текстового типа. Поля Количество литров и Стоимость 1-го литра – числового. Для поля Номер операции лучше всего подойдет тип счетчик, для полей Дата и Время – тип дата/время.

3)      Распределить поля генерального списка по таблицам. Критерием необходимости деления является факт множественного повтора данных в соседних записях. Например, если вся информация о продажах бензина содержится в единственной таблице «Регистрация продаж», то это выглядит следующим образом:

Таким образом, огромное количество записей будет иметь повторяющуюся информацию вида: данная Марка бензина имеет данную Стоимость 1-го литра. Эту информацию достаточно указать один раз в отдельной справочной таблице «Прайс-лист»:

Справочные таблицы содержат информацию, обладающую невысокой степенью изменчивости. В исходной таблице вместо полных данных о стоимости марки бензина теперь следует указать только ее название (пусть это поле называется Марка). Такие таблицы называются операционными. Операционные таблицы содержат устойчивые во времени непрерывные периодически обновляемые или добавляемые данные. На основании операционных таблиц чаще всего формируются отчеты.

База данных для АЗС, состоящая из двух таблиц, «Регистрация продаж» и «Прайс-лист», теперь выглядит следующим образом:

Разделение исходной таблицы на две дает ряд преимуществ:

o   рациональное использование памяти компьютера (при каждой продаже не указывается снова и снова цена 1-го литра этой марки);

o   удобство просмотра и редактирования текущих цен на бензин (за счет вынесения их в отдельную справочную таблицу);

o   функциональное распределение полей по таблицам (ввод данных о заправке очередного автомобиля осуществляет один сотрудник организации в одну таблицу, а данных об изменениях цен на бензин – другой сотрудник в другую таблицу).

4)      В каждой из таблиц наметить ключевое поле. В качестве такового следует выбрать поле, данные в котором не могут повторяться. Например, в таблице «Регистрация продаж» для двух различных строк значение поля Дата может совпадать. То же и для полей Время, Марка и Количество литров. Но значение поля Номер операции в каждой строке таблицы строго индивидуально, фактически оно означает порядковый номер чека. Это поле следует сделать ключевым.

В таблице «Прайс-лист» Стоимость 1-го литра бензина различных марок теоретически может быть одинакова. А два одинаковых названия Марка бензина быть не может – это поле и будет ключевым.

Если в списке полей таблицы нет такого поля, которое можно было бы использовать как ключевое, его можно создать искусственно. Например, можно ввести дополнительно поле типа счетчик – оно не может содержать повторяющихся данных по определению.

! В большинстве современных СУБД уникальность ключевого поля отслеживается автоматически, кроме того, многие СУБД, в т.ч. Access, требуют всегда определять ключевое поле для таблицы базы данных.

5)      Наметить связи между таблицами. В примере базы данных для АЗС две таблицы. По значению поля Марка в таблице «Регистрация продаж» можно посмотреть значение поля Стоимость 1-го литра в таблице «Прайс-лист». Для этого нужно в таблице «Прайс-лист» найти запись с тем же значением поля Марка бензина, что и у поля Марка в таблице «Регистрация продаж». Т.е. между таблицами должна быть связь, а именно связь между полями Марка и Марка бензина:

Такой чертеж, с отмеченными связями и ключевыми полями, называется схемой данных.

Связи между таблицами. Между двумя или более таблицами базы данных могут существовать связи (отношения). Связи определяют, что для каждой записи главной таблицы (называемой еще родительской) может существовать одна или несколько записей в подчиненной (дочерней) таблице.

Существует три разновидности связей между таблицами:

o   «один-ко-многим»;

o   «один-к-одному»;

o   «многие-ко-многим».

Связь «один-ко-многим». Отношение «один-ко-многим» является самым распространенным и имеет место, когда одной записи родительской таблицы может соответствовать несколько записей в дочерней таблице. Различают две разновидности такой связи. В первом случае выдвигается жесткое требование, согласно которому всякой записи в родительской таблице должны соответствовать записи в дочерней таблице. Во втором случае подобное требование не носит жесткого характера и подразумевается, что некоторые записи в родительской таблице могут не иметь связанных с ними записей в дочерней таблице.

Например, в базе данных для АЗС в таблице «Регистрация продаж» может существовать одна или несколько записей для каждой записи из таблицы «Прайс-лист», а может не быть ни одной. Т.е., для каждой марки бензина («Прайс-лист») могут быть зарегистрированы одна или несколько продаж («Регистрация продаж») или ни одной. Между таблицами базы данных для АЗС реализуется связь «один-ко-многим» без жесткого требования к существованию записей в дочерней таблице «Регистрация продаж».

! Справочные и операционные таблицы чаще всего находятся в отношении «один-ко-многим». Справочные являются родительскими, а операционные – дочерними.

Связь «один-к-одному». Отношение «один-к-одному» имеет место, когда одной записи в родительской таблице соответствует одна запись в дочерней таблице. Такая связь встречается много реже, чем связь «один-ко-многим». Она используется, если таблица базы данных содержит слишком много полей, и есть возможность произвести еще одно разделение таблицы по функциональному признаку.

Например, если речь идет о базе данных для студенческого отдела кадров, то о студенте хранится достаточно много информации, в том числе – паспортные данные. Паспорт можно рассматривать как отдельную сущность и завести для него отдельную таблицу. Тогда между таблицами «Студент» и «Паспорт» будет связь «один-к-одному», т.к. одному человеку должен соответствовать один паспорт.

Использование связи «один-к-одному» приводит к тому, что для чтения связанной информации в нескольких таблицах приходится производить несколько операций чтения вместо одной, когда данные хранятся в одной таблице. Использование отношения «один-к-одному» без веских причин не рекомендуется.

Связь «многие-ко-многим». Отношение «многие-ко-многим» имеет место когда: записи в родительской таблице может соответствовать больше одной записи в дочерней таблице и записи в дочерней таблице может соответствовать больше одной записи в родительской таблице. Многие СУБД (в том числе Access) не поддерживают связь «многие-ко-многим», хотя и позволяют реализовывать ее добавлением вспомогательной таблицы, участвующей в двух отношениях «один-ко-многим».

Например, в базе данных для библиотеки удобно хранить в одной таблице информацию об авторах, в другой – о книгах. Но один и тот же автор может написать несколько книг. И одно и то же название книги может быть у нескольких авторов. Т.е. между таблицами «Авторы» и «Книги» получается отношение «многие-ко-многим», которое можно реализовать с помощью третьей таблицы «Список» следующим образом:

6)      Разработкой схемы данных заканчивается этап проектирования базы данных. Теперь можно приступать к непосредственному созданию базы. Следует отметить, что если схема данных была составлена грамотно, то нетрудно редактировать свойства уже созданной базы и подключать к ней новые таблицы

 

Информатика лекции и контрольные